ClearBill

Daten & Privatsphäre

Datenschutzhinweise

Welche Daten ClearBill verarbeitet, wofür sie gebraucht werden und wie Sie Ihre Verbindungen kontrollieren.

Stand: 25. September 2026

1. Anbieter und Verantwortlichkeiten

Verantwortlich für diese Website und die Bearbeitung von Anfragen an ClearBill ist:

Lindon Berisha
Favoritenstraße 155 22–24
1100 Wien, Österreich
lindon-berisha@hotmail.com

ClearBill befindet sich in Planung und Gründung und wird derzeit nicht gewerblich angeboten. Die Hinweise zu CRM und Anbindungen beschreiben die Verarbeitung bei Nutzung der entsprechend eingerichteten Funktionen. Der Besuch dieser Website verbindet kein Postfach und startet keine KI-Erkennung.

Bei einer ClearBill-Kundeninstanz entscheidet das jeweilige Unternehmen, welche Kunden-, Rechnungs- und Belegdaten es verarbeitet, wer darauf zugreifen darf und wie lange es diese benötigt. Für diese Verarbeitung gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise und die vertraglichen Vereinbarungen der jeweiligen Instanz. Diese Seite beschreibt die Funktionen von ClearBill; sie ersetzt nicht die Informationen des verantwortlichen Unternehmens.

2. Website und Kontakt

Diese Website verwendet keine Analyse- oder Werbetracker, keine extern geladenen Schriftarten und keine eigenen Cookies. Beim Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Seite und Browserinformationen, an den Webserver übermittelt. Der Hosting-Betrieb kann diese Informationen in Zugriffs- und Fehlerprotokollen verarbeiten, um die Website bereitzustellen und Störungen oder Missbrauch zu untersuchen. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse am sicheren Betrieb nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Technischer Hosting-Anbieter dieser Website ist ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber: René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland. Der Anbieter verarbeitet die für die Bereitstellung erforderlichen Verbindungsdaten. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzinformationen von ALL-INKL.COM.

Die E-Mail-Links und die Schaltfläche „Demo per E-Mail anfragen“ öffnen Ihr E-Mail-Programm. Erst wenn Sie dort eine Nachricht senden, erhalten wir die darin enthaltenen Angaben, etwa Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen und Anliegen. Wir verwenden sie zur Beantwortung Ihrer Anfrage und gegebenenfalls zur Vorbereitung einer Zusammenarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), bei sonstigen Anfragen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Kontaktaufnahme ist freiwillig. Für eine Antwort benötigen wir eine erreichbare Kontaktadresse und die zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlichen Angaben; ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage gegebenenfalls nicht beantworten. Der bloße Besuch dieser Website verpflichtet Sie nicht, eine Anfrage zu stellen oder einen Vertrag abzuschließen.

Anfragedaten werden so lange aufbewahrt, wie sie für die Bearbeitung und nachvollziehbare Abwicklung erforderlich sind. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die erforderliche Sicherung oder Abwehr von Rechtsansprüchen können einer früheren Löschung entgegenstehen.

3. CRM und Belegverwaltung

Je nach freigeschaltetem Modul verarbeitet ClearBill Kunden- und Kontaktdaten, Angebote, Rechnungen sowie hochgeladene Belege. Zu einem Beleg können unter anderem Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Währung, Kategorie, Projektangabe und Originaldatei gehören. Technische Informationen wie Dateiprüfsummen und Importstatus unterstützen Zuordnung, Duplikaterkennung und Fehlerbehandlung.

Belege und Dateien werden der jeweiligen CRM-Instanz zugeordnet. Berechtigte Nutzer dieser Instanz können die für sie freigegebenen Inhalte ansehen und bearbeiten. Eine andere Kundeninstanz erhält dadurch keinen Zugriff. Das betreibende Unternehmen legt Nutzerrechte und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung seiner Geschäftsunterlagen fest.

4. Optionaler Import aus Gmail, Outlook oder IMAP

Eine E-Mail-Verbindung wird erst nach ihrer Einrichtung durch einen berechtigten Nutzer verwendet. Der Nutzer wählt das Datum, ab dem Nachrichten berücksichtigt werden. Danach kann der Import manuell und, bei eingerichtetem Zeitplan, automatisch fortgesetzt werden.

Verarbeitet werden Kontozuordnung, technische Nachrichten- und Anhangskennungen, Importfortschritt, unterstützte PDF- und Bildanhänge sowie daraus erkannte Belegdaten. Die Nachrichtenstruktur wird zur Auswahl der Anhänge gelesen. Die KI-Erkennung verwendet die Anhänge, keine E-Mail-Texte oder externen Downloadlinks. Eingebettete Inline-Bilder und nicht unterstützte Dateitypen werden ausgelassen.

ClearBill gleicht den erkannten Rechnungsempfänger mit den hinterlegten Unternehmensdaten ab. Eindeutig zugeordnete Belege können automatisch übernommen werden. Unklare Zuordnungen oder Datumsangaben bleiben zur Prüfung sichtbar. Nutzer können die Originaldatei ansehen und erkannte Angaben korrigieren.

Bei Google und Microsoft findet die Anmeldung beim jeweiligen Anbieter statt; ClearBill erhält dabei kein Kontopasswort. Bei zentral verwalteten Verbindungen werden die langfristigen OAuth-Zugangsdaten verschlüsselt im ClearBill-Admin-System gespeichert. Die jeweilige CRM-Instanz erhält zeitlich begrenzte Zugriffstokens. E-Mail-Inhalte und Belegdateien werden weiterhin direkt in dieser Instanz verarbeitet. Lokal eingerichtete OAuth- oder IMAP-Zugangsdaten werden verschlüsselt in der jeweiligen Instanz gespeichert.

5. Optionale KI-Erkennung mit OpenAI

Bei aktivierter KI-Erkennung werden Beleganhänge beziehungsweise daraus erzeugte Seitenbilder an die OpenAI API übermittelt. Die Daten dienen dazu, strukturierte Rechnungsangaben zu erkennen. Sie können personenbezogene Angaben enthalten, die auf dem Dokument stehen, etwa Namen, Anschriften oder Bankverbindungen. Der automatische E-Mail-Belegimport nutzt diese Erkennung. Für lokale Uploads steht abhängig von der Einrichtung auch eine Texterkennung ohne externe KI zur Verfügung.

Die KI liefert Vorschläge und kann Fehler machen. Originale bleiben im CRM erhalten; erkannte Werte können geprüft und geändert werden. ClearBill verwendet die Dokumente nicht zum Aufbau oder Training eines allgemeinen KI-Modells. Die Verarbeitung und Aufbewahrung beim API-Anbieter richten sich nach dem verwendeten OpenAI-Vertrag und den Einstellungen des eingesetzten API-Kontos. Eine sofortige Löschung sämtlicher Daten beim Anbieter oder eine ausschließliche Verarbeitung in der EU wird hier nicht zugesichert.

Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von OpenAI. Die für eine Kundeninstanz geltenden Dienstleister- und Auftragsverarbeitungsvereinbarungen sind beim Betreiber dieser Instanz zu klären.

6. Sicherung in Google Drive

Die Google-Drive-Sicherung ist eine getrennt einzurichtende Funktion. Sie verwendet pro Instanz eine eigene Verbindung und ausschließlich drive.file. Damit verwaltet die App nur von ihr erstellte oder ihr ausdrücklich freigegebene Dateien; sie fordert keinen allgemeinen Zugriff auf das gesamte Google Drive an.

Die externe Sicherung wird vor dem Upload verschlüsselt. An Google werden die verschlüsselte Datei und die zur Übertragung und Zuordnung erforderlichen Metadaten übermittelt, etwa Dateiname, Dateigröße, Datei-ID, Prüfsumme und Zeitpunkte. Der private Wiederherstellungsschlüssel wird separat beim Betreiber aufbewahrt. Die lokale Ausgangssicherung ist dadurch nicht automatisch verschlüsselt.

Die Aufbewahrung richtet sich nach der Einrichtung der Instanz; als Standard sind 14 erfolgreich übertragene Sicherungen vorgesehen. Ältere, eindeutig von der App verwaltete Kopien werden nach erfolgreicher neuer Sicherung gemäß dieser Einstellung gelöscht. Gmail- und KI-Zugriff werden durch die Drive-Freigabe nicht erteilt.

7. Zweckbindung und beteiligte Dienste

Google-Daten werden ausschließlich für die vom Nutzer eingerichteten und sichtbaren Beleg- oder Backup-Funktionen verarbeitet. ClearBill verkauft diese Daten nicht, verwendet sie nicht für Werbung und nicht zum Training allgemeiner KI- oder Machine-Learning-Modelle. Eine Weitergabe an OpenAI erfolgt bei aktivierter KI-Erkennung zur beschriebenen Auswertung von Beleganhängen.

Die Verwendung und Übertragung von Informationen aus Google APIs erfolgt nach der Google API Services User Data Policy und der Google Workspace User Data and Developer Policy, einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

Je nach aktivierter Funktion sind der Hosting-Dienst der Instanz, Google, Microsoft, der gewählte IMAP-Anbieter und OpenAI an der Verarbeitung beteiligt. Anbieter können Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Die konkreten Speicherorte, Empfänger und Übermittlungsgrundlagen richten sich nach der Einrichtung und den für die jeweilige Instanz abgeschlossenen Vereinbarungen. Es wird keine pauschale EU-Speicherregion zugesagt.

Ergänzende Informationen: Datenschutz bei Google und Datenschutz bei Microsoft.

8. Verbindung trennen, aufbewahren und löschen

Mit „Trennen“ im E-Mail-Import werden gespeicherte Zugangsdaten beziehungsweise Tokens der Verbindung entfernt und weitere Abrufe gestoppt. Die Freigabe beim Anbieter kann zusätzlich im Google-Konto beziehungsweise im Microsoft-Konto widerrufen werden. Bereits importierte Belege werden dadurch nicht gelöscht.

Belege bleiben gespeichert, bis der verantwortliche Instanzbetreiber ihre weitere Aufbewahrung oder Löschung veranlasst. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können eine längere Speicherung erfordern. „Löschen“ in der Belegoberfläche entfernt den Beleg aus den regulären Ansichten, ist aber keine vollständige Löschung der Originaldatei. Originale, technische Verknüpfungen und bestehende Sicherungen können weiter vorhanden sein. Für eine vollständige Löschanfrage wenden Sie sich an den Betreiber Ihrer Instanz oder an den oben genannten Kontakt.

Auch das Widerrufen einer Google-Drive-Freigabe löscht keine bestehenden Sicherungen. Deren Entfernung sowie die Bereinigung lokaler Sicherungen und Zugangsdaten erfolgen getrennt durch den zuständigen Betreiber.

9. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Für Daten in einer Kundeninstanz ist zunächst das betreibende Unternehmen Ihr Ansprechpartner. Für diese Website oder Anfragen an ClearBill erreichen Sie uns unter lindon-berisha@hotmail.com. Sie können sich außerdem bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, in Österreich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde.